Inleiding

OpenDIS Workflow werkt naadloos met OpenDIS Document Management. OpenDIS Workflow geeft u de mogelijkheid om te werken met digitale postbakjes, werktaken en digitale werkprocessen. OpenDIS Workflow is geschikt voor eenvoudige en complexe toepassingen. Kort gezegd kunt u met OpenDIS Workflow papierloos gaan werken, heeft u tevens grip op alle werkprocessen binnen de organisatie, kunt u ook efficiënter werken en kunt u dus ook dagelijks geld besparen.

Wij kunnen u onmogelijk alle functies tonen. Een aantal functies ziet u hieronder.

Hoe wordt de Workflow software-software bij de medewerkers opgestart?

Het hart van OpenDIS Workflow Software is de Workflow software detector. De Workflow software detector wordt automatisch geactiveerd bij het opstarten van de pc. Elke medewerker krijgt na het opstarten kortstondig onderstaande melding te zien.

In het bovenstaande voorbeeld kunt u zien dat de Workflow software detector voor “Jan” elke 2 minuten controleert of er t.a.v. archief ‘Klantendossiers’ werktaken voor hem zijn binnengekomen. De tijdsinterval (2 minuten) is instelbaar.

Hoe kan een medewerker zien dat hij/zij nieuwe Workflow software-taken heeft gekregen?

De Workflow software detector kijkt continue of de medewerker nieuwe werktaken toegekend heeft gekregen. Bij signalering van zo een werktaak maakt de Workflow software detector hier melding van. Hieronder treft u zo melding aan.

Door een simpele muisklik op bovenstaande melding laat de Workflow software detector gelijk voor de medewerker een overzicht zien van zijn nieuwe Workflow software-tasks. Het overzicht ziet er als volgt uit …

Hoe ziet mijn overzicht met nieuwe werktaken eruit?

Hieronder kunt u zien dat er 4 nieuwe Workflow software tasks voor medewerker “Jan” in zijn postvak zijn geplaatst. Door simpelweg op een regel te dubbelklikken is het document direct te bekijken. De OpenDIS software beheert een vrijwel onbeperkt aantal type documenten zoals Word, Excel, e-mails, webpagina’s, faxen en gescande documenten.

In dit voorbeeld heeft hij 4 nieuwe Workflow software tasks gekregen bestaande uit 1 webpagina en 3 gescande documenten.

Een workflow of werkstroom is de logische volgorde van activiteiten die moeten worden uitgevoerd om een van te voren gedefinieerde uitkomst te verkrijgen. U kunt in OpenDIS vanzelfsprekend heel eenvoudig en heel snel een workflow aanmaken. Elke workflow geeft u een bepaalde naam. Bijvoorbeeld “Offerteaanvraag”. Deze naam wordt in OpenDIS Workflow Software de “Route” genoemd. De activiteiten die bij een offerteaanvraag horen heten in OpenDIS “Werktaak-stappen” of kortweg Stappen. Een workflow mag uit één stap, een paar simpele stappen, of een hele reeks complexe stappen bestaan. Bij de definitie van een Workflow software geeft u elke stap / activiteit een duidelijk naam of taakomschrijving. Kortweg “Naam” genoemd.

Kan ik zien welke route het document gaat/heeft doorlopen?

Het is voor de gebruiker handig om te kunnen zien welke activiteiten er voor een poststuk/document uitgevoerd zijn en nog uitgevoerd moeten worden. Eén muisklik op het vinkveld “Toon routedetails” is voldoende om voor dat document alle stappen, maar ook de status te bekijken.

Zoals u hierboven kunt zien is er op 04-02-2009 een offerteaanvraag van GTI Marine per post binnengekomen en ingescand. U kunt tevens zien dat er t.a.v. deze offerteaanvraag een 6-tal activiteiten (stappen) uitgevoerd dienen te worden. U kunt ook zien dat Kees of Ans bij stap 2 de ontvangstbevestiging dient te versturen.

Wat kan ik met bovenstaande knoppen allemaal doen?

De hiervoor getoonde standaard knoppenbalk beschikt over de volgende Workflow software-functionaliteiten:

Toon document	Toevoegen of wijzigen zoeksleutels	Document tijdelijk blokkeren	Opmerking invoeren voor collega	Stuur document door naar volgende behandelstap
Diverse w.o. kopiëren, samenvoegen, etc.	Toevoegen, wijzigen kolommen	Toon document die bij dit document behoren	Net als bij e-mail kent OpenDIS een CC. Deze knop toont wel / geen CC	Een stap (werktaak) overslaan, toevoegen, wijzigen, etc.

Wat is de betekenis van de gekleurde rondjes?

Op basis van de gekleurde balletjes is direct zichtbaar in welk stadium de offerteaanvraag zich bevindt.

OpenDIS kent de volgende soorten:

Er is niets met deze stap gedaan. Het poststuk / document is geeneens door de medewerker bekeken	De medewerker heeft het posstuk bekeken maar de werktaak is niet afgerond.	De medewerker heeft zijn werktaak afgerond en naar de volgende stap gestuurd	De stap is overgeslagen. De reden ervan is eenvoudig af te lezen.
Idem, echter is de deadline bijna gepasseerd	Idem, echter is de deadline bijna gepasseerd	Idem, echter is de deadline bijna gepasseerd

U kunt dus zien dat de offerteaanvraag direct na het scannen bij medewerker Jan in zijn werkbakje is binnengekomen.

Kan ik zien wat er allemaal met het document is gebeurd (wie heeft wat gedaan)?

Het onderstaande vinkveldje “Toon historie” laat overzichtelijk zien wat er tot dusver met het document is gebeurt. In het kader “Historie” kunt bijvoorbeeld zien wie er allemaal het document hebben gekeken, of het document geblokkeerd is geweest en zo ja door wie en wanneer, wie iets gewijzigd heeft (versie 3.3) en nog veel meer.

Er is verschil tussen postvak en nieuwe post

OpenDIS maakt een duidelijk verschil tussen “postvak” en “nieuwe post”.

In het postvak van een medewerker zitten alle werktaken die nog niet door hem zijn afgehandeld.

Nieuwe post zijn poststukken/documenten zijn alleen die poststukken die nog niet door hem zijn bekeken

De medewerker kan ten aller tijde direct inzage krijgen in zijn lijst met nieuwe post maar ook zijn complete postvak. Dit doet u als volgt ..

1) Een enkele muisklik op het onderstaande Workflow software detector icoontje (zie rode pijl) toont direct al zijn nieuwe poststukken

2) Een dubbelklik op het onderstaande Workflow software detector icoontje toont direct zijn volledige postvak

Met de rechtermuisknop kunt u kinderlijk eenvoudig en binnen een paar secondes in complete archieven elk document terugvinden.

Wat u nog meer moet weten

Wat wij u hier laten zien is slechts een klein deel wat OpenDIS Workflow Software te bieden heeft

U kunt bij aan elke stap in de Workflow een deadline meegeven (versie 3.3)

De medewerker krijgt een duidelijke waarschuwing voordat de deadline bereikt is (versie 3.3)

Werktaken van een medewerker kunnen eenvoudig naar een andere medewerker overgedragen worden.

Een document mag in de Workflow software één of meer extra (tussen-) stappen erbij krijgen

OpenDIS beschikt over een zeer fraaie integratie met MSOffice

OpenDIS beschikt over een krachtige scan-module voor het inscannen van alle post

Ook al heeft u miljoenen documenten, OpenDIS kan elk document razendsnel voor u terugvinden

Met OpenDIS zoekt u op de volledige tekst in de gescande documenten < zeer handig

OpenDIS is eenvoudig te integreren met uw anders kantoorsoftware < uniek

OpenDIS beschikt over diverse import en exportfunctie

OpenDIS heeft een zeer praktische hot folder < uniek